Si cette mobilité des travailleurs devient de plus en plus importante au sein des entreprises, elle se trouve d’autant plus facilité que se développe une nouvelle génération de solutions mobiles, à savoir : les scanners portatifs.

Toutefois, pour prétendre faciliter la numérisation pour les personnes en déplacement, une solution doit répondre à certaines exigences. Il est souhaitable, par exemple, que le scanner soit de petite taille et compact afin qu'il puisse se glisser facilement dans la sacoche d’un ordinateur portable. Comme une prise électrique n'est pas toujours disponible, fournir l’alimentation de l’appareil par une interface USB augmente considérablement sa flexibilité. Un autre point positif pour les scanners mobiles est également leur capacité à traiter, transmettre, classer, indexer les documents exactement comme le font les plus gros appareils et les intégrer dans des applications telles que Google Docs, Evernote, Salesforce CRM, Salesforce Chatter ou SugarSync. Pour ce faire, la solution de numérisation doit assurer la transmission aux applications Cloud.

Un usage facile résultant d’une simple pression d'un bouton renforce d’autre part grandement l'acceptation et l'utilisation d’un tel outil de numérisation. Les utilisateurs nomades ne doivent pas avoir besoin de phase d'apprentissage. Les fonctionnalités standards doivent pouvoir offrir un progiciel complet et simple ainsi qu’un fonctionnement intuitif afin que ces mêmes utilisateurs puissent analyser et utiliser leurs documents papier sur la route, tout aussi facilement et aussi sûrement qu’ils le feraient au bureau, sans avoir à apprendre une nouvelle routine.

Mais il ya plus …

Les solutions qui se configurent automatiquement et éliminent les fastidieux paramétrages de numérisation sont particulièrement efficaces. Cela suppose qu'elles soient capables de différencier automatiquement les formats de papier allant d’A4 à A8. Elles doivent également être capables de gérer différentes épaisseurs de papier dans une pile, de supprimer automatiquement les pages blanches, de réduire les dossiers à leur taille réelle et d’ajuster individuellement la luminosité, le contraste et la couleur. Idéalement, elles doivent aussi être en mesure de traiter des documents A3 avec une alimentation en papier A4. De plus il est très pratique qu’un scanner mobile puisse, simplement en appuyant sur un bouton, convertir des documents papier en fichiers Word ou Excel, afin de les intégrer dans les processus numériques de l’entreprise (Scan to Process).

Enfin, les solutions de numérisation doivent fournir tout ce qui est nécessaire pour l’organisation personnelle des documents. Par exemple, elles doivent offrir un agenda, le classement direct dans un répertoire, et générer des dossiers PDF que l’on puisse rechercher et consulter. Elles doivent être capables de numériser directement dans Microsoft Word, Excel, PowerPoint et SharePoint. La capacité de transmettre des cartes de visite numérisées directement à un logiciel spécifique tel que CardMinder et de les intégrer dans des applications de Cloud comme GoogleDocs, Evernote ou Salesforce apporte un confort supplémentaire. Les nouvelles gammes de produits de numérisation doivent aujourd’hui disposer d’un large éventail de fonctionnalités qui ne doit pas automatiquement conduire à un menu compliqué.

Dans l’ensemble, trois grands principes essentiels doivent préluder aux choix d’un scanner mobile : en premier lieu, la capacité de numériser les documents et de les transmettre aux diverses applications à la pression d'un bouton, en second lieu, la facilité d'utiliser l’appareil et, enfin, l’absence de formation supplémentaire. Ainsi seulement, l’utilisateur nomade sera en mesure de travailler dans des conditions optimales afin de renforcer sa productivité, car le scanner ne sera pas un obstacle mais au contraire un outil indispensable à cette dernière.