Face à l’absence annoncée des collaborateurs – voire des partenaires et clients – comment organiser l’activité durant le mois de mai et l’emploi du temps en dent de scie de ses salariés ? Voici 4 conseils de pour mieux appréhender cette période.

Avoir une vision claire de l’emploi du temps de ses équipes

Le mois de mai peut être un vrai casse-tête pour les entreprises, qui doivent jongler entre les salariés présents et absents. Pour une majorité d’entreprises, le 31 mai marque la fin de la période de prise des congés payés acquis l’année précédente. Certains salariés vont donc solder le reste de leurs congés durant le mois. Les managers doivent souvent faire preuve de diplomatie, mais également de logistique, pour que toute leurs équipes ne partent pas au même moment. Il est donc nécessaire d’organiser un planning, le plus en amont possible, en vérifiant la présence de chacun et qu’un référent soit toujours disponible en cas de besoin, ce dernier assure aussi la passation aux différents membres de l’équipe revenant de congés.

Outre ce système, des solutions de gestion des temps peuvent également être un bon moyen de centraliser de manière simple et rapide les informations de présence ainsi que les absences des salariés. Cela permet d’avoir une vue d’ensemble pour mieux réaménager les horaires et les missions de chacun.

Réaménager ses missions

Pour travailler plus sereinement durant ces semaines morcelées, il est essentiel de se fixer des objectifs réalistes. Les salariés ne travaillent pas de la même manière en trois jours, qu’en cinq habituellement – surtout s’il y a un déficit de ressources humaines. L’une des solutions est d’anticiper en planifiant au moins 15 jours avant de partir en congés les tâches prioritaires à mener au retour de travail. Cela passe notamment par un échange avec ses équipes pour connaitre les tâches et les délais de chacun à tenir durant le mois. En toile de fond, l’objectif est de partir avec une charge mentale allégée et d’éviter l’épuisement professionnel – que ce soit pour les différents membres de l’équipe ou pour leurs dirigeants.

S’organiser pour une meilleure déconnexion

Que ce soit le soir, les week-ends, les périodes de congés prolongés ou morcelés comme en mai, la déconnexion des salariés doit pouvoir être assurée. En effet, selon une récente étude menée par OpinionWay, 47 % des salariés ne peuvent pas s’empêcher de consulter leurs mails pendant leurs congés, et 32 % ont reçu des coups de fil de leurs clients et collègues pendant cette période. 55 % des salariés admettent même consulter leurs e-mails non lus avant leur retour au bureau pour leur permettre de reprendre le travail plus sereinement. Cette dernière est une fausse bonne idée, car le tri de ses e-mails fait partie des tâches inhérentes au retour de congés.

La meilleure technique est d’utiliser la matrice Eisenhower qui consiste à classer par ordre de priorité ses mails (urgents, importants, et les autres). De plus, rien ne vaut un rapide point d’équipe avec les personnes présentes afin d’avoir un résumé de l’ensemble des actions en cours et à venir, et avoir une vision claire et globale.

Programmer les prochaines vacances le plus en amont

Si ce n’est pas déjà fait, le fait d’inciter ses équipes à planifier ses prochaines vacances d’été pendant cette période peut avoir un double bénéfice. Non seulement cela permet de se projeter dans une nouvelle coupure – ce qui fait du bien au moral – mais de clarifier l’agenda du service sur les prochaines semaines. En effet, en visualisant pleinement les heures de travail alloués pour les différentes missions à effectuer, cela permettra d’anticiper la densité des prochaines périodes d’activités, les évènements majeurs internes et externes, et d’aborder l’avenir plus sereinement.

Ainsi, si le mois de mai est traditionnellement moins dynamique que les autres mois de l'année, il n’en reste pas moins stratégique pour la croissance des entreprises avec un retour des activités au mois de juin. Les managers, dirigeants et responsables RH doivent donc s’adapter pour maintenir le bien-être au travail des salariés présents face à ces changements de rythme et poursuivre la satisfaction client.

Par Marian Pumir de Louvigny, Senior Product Manager chez Factorial