À l’heure du développement de la mobilité des collaborateurs et de leur recours massif aux appareils mobiles (Smartphones, tablettes, portables, etc.), les entreprises n’ont d’autres choix que de s’appuyer sur des technologies qui facilitent la connexion de ces outils à leur système d’information. Dans ce contexte, le recours au Cloud est souvent une nécessité. « Dès lors qu’elles s’appuient sur des applications en mode SaaS ou hébergées dans le Cloud, les entreprises garantissent alors cet accès distant, précise Alain Garnier, président et cofondateur de Jamespot. La technologie Cloud a d’ailleurs certainement contribué au développement de la mobilité des collaborateurs ».

Avec le Cloud, les collaborateurs mobiles peuvent en effet accéder aux données et aux applications depuis n’importe quel endroit, à tout moment et à partir de n’importe quel appareil avec une connexion Internet. Ils travaillent de manière plus flexible et peuvent ainsi répondre plus rapidement aux demandes de leurs clients, augmentant par là même leur satisfaction. Cette technologie leur permet par ailleurs de collaborer en temps réel sur des projets, même s’ils se trouvent dans des endroits différents.

Les capacités offertes par les technologies Cloud facilitent également l’accès à des outils et à des applications avancés, et en particulier celles qui embarquent des technologies innovantes telles que l’intelligence artificielle, sans avoir besoin de mettre en place une infrastructure coûteuse.

Les espaces de travail numérique pour faciliter l’accès aux informations

Au-delà de cette technologie Cloud, les entreprises peuvent également s’appuyer sur des plateformes collaboratives, et en particulier sur des Digital Workplace, pour faciliter l’accès des collaborateurs mobiles aux documents et aux applications nécessaires à l’exercice de leur profession. Ces Digital Workplace sont des espaces de travail numériques partagés, où chaque collaborateur accède au quotidien, et selon ses droits aux informations, aux connaissances et aux applications pour que tout le monde soit en mesure de travailler ensemble efficacement. Selon le baromètre Jalios 2024 « Intranet, Digital Workplace & Pratiques Collaboratives », cet environnement numérique de travail est ainsi d’abord apprécié car il permet aux collaborateurs de travailler à distance (62 %) mais aussi pour ses capacités de centralisation des documents de l’organisation dans un espace commun (53 %).

« Alors même que nous évoluons dans un écosystème éclaté avec des documents répartis sur différents espaces, notre Digital Workplace Jalios, grâce à son moteur de recherche intégré, flèche les usages des collaborateurs vers les bons outils, témoigne ainsi Sylvain Maniglier, responsable communication groupe et digitale de Crédit Agricole Consumer Finance (CACF). Elle leur offre un accès simple et fluide à l’ensemble de leurs outils RH ou à des informations produites pour les métiers. Nos conseillers clients ont par exemple accès à des informations telles que des bases de contrats, des documents juridiques ou encore des documents sur nos notes de procédures, etc. ».*

Un accès simplifié pour les collaborateurs distants, également constaté par Ozitem qui a mis en place la Digital Workplace Jamespot. « Aujourd’hui, 300 collaborateurs utilisent cet outil au quotidien, en particulier la population nomade qui y accède via l’application mobile dédiée, explique Lydia Veloso, Brand and Communication manager chez Ozitem. Ils reçoivent ainsi des informations internes concernant notamment nos événements, et peuvent également accéder directement à des documents RH ou relatifs au comité social et économique (CSE) où qu’ils se trouvent ».

Les outils collaboratifs favorisent le partage des documents et des connaissances

La Digital Workplace est également plébiscitée pour sa dimension collaborative. Grâce notamment à ses fonctionnalités de « chat », « visio », « agenda partagé » ou autre gestion de projet, elle facilite la collaboration et stimule l’innovation. « Notre Digital Workplace permet d’adresser tous les collaborateurs quels que soient leur localisation géographique et leur métier, grâce à des fonctions de communication transverses (articles de blogs, commentaires), et à leur traduction instantanée, facilitant ainsi la collaborativité au sein de notre organisation », ajoute ainsi Ludivine Challendes, à la communication interne du Groupe Mutuel. Une dimension collaborative qui est également appréciée dans les solutions de gestion électronique de documents (GED). C’est ainsi, et entre autres pour cette raison que la société Evernex Capital Solutions s’est équipée de la GED DocuWare.

« Nous souhaitions disposer d’une gestion électronique de documents capable d’offrir à nos collaborateurs la possibilité d’échanger une multitude de documents, et ainsi gagner en productivité et en agilité dans le domaine de la gestion documentaire, explique Jérôme Meunier, directeur des opérations chez Evernex Capital Solutions. Nous avions besoin d’une sorte de bibliothèque centralisant tous nos documents et permettant à nos salariés de travailler de façon collaborative. Aujourd’hui, la solution est utilisée par plusieurs collaborateurs appartenant à dif férents services de l’entreprise. Ils échangent quotidiennement une grande variété de documents ».

Un travail collaboratif entre les équipes désormais étendu jusqu’aux clients de l’entreprise qui peuvent accéder à certains documents via un portail connecté à DocuWare. « L’intérêt de la GED prend encore plus de sens en situation de télé travail ou de mobilité », ajoute Jérôme Meunier. Un constat également fait par Ecolint (École Internationale de Genève) qui utilise la GED DocuWare pour la dématérialisation et la validation de ses documents (contrats, factures…). Alors que le télétravail partiel est instauré dans l’école depuis la période Covid, les collaborateurs ont pris l’habitude de valider les factures en mobilité à partir de leur GED « C’est une nouvelle habitude de travail, précise Vincent Puttemans, responsable comptabilité d’Ecolint. D’autre part, le système de Workflow est largement utilisé au sein des différents services, ce qui favorise le travail collaboratif et l’accélération des process de validation ».

Enfin, ces plateformes collaboratives, quelles qu’elles soient, contribuent également au lien social entre les collaborateurs, y compris lorsqu’ils travaillent à distance, et à la création de communauté d’intérêts. Elles permettent d’associer les collaborateurs à des projets en réflexion, de les impliquer dans des démarches d’innovations participatives, ou encore de favoriser le partage de la connaissance et des bonnes pratiques, et ce d’où qu’ils soient. « Des bénéfices démultipliés dès lors que la plateforme collaborative s’intègre facilement avec les outils déjà en place dans l’entreprise, tels que Microsoft Office, et qui embarquent des bases de connaissance », a déclaré Philippe Imbert, alors directeur commercial Secteur Privé de Klee*.

Sécuriser les échanges et les documents des collaborateurs mobiles

Alors que ces différentes technologies permettent de communiquer et d’échanger des documents et des données, il convient également d’en assurer la sécurité. « La démarche est d’autant plus importante lorsque l’entreprise compte des collaborateurs mobiles et qui, au-delà de se connecter à distance au système d’information, n’utilisent pas toujours le matériel fourni par l’entreprise pour transmettre des documents ou des données, ou bien pour communiquer, ouvrant alors la voie à des failles de sécurité, précise José Heider, Product Marketing Manager de Docaposte. Pour garantir la sécurisation des échanges et des données, les entreprises doivent mettre en oeuvre une série d’automatisations afin de répondre aux incidents en lien avec la sécurité, des solutions de cryptage de données, d’authentification et d’autorisation des collaborateurs, investir dans les technologies de l’IA permettant rapidement de détecter et de prévenir les menaces, former et sensibiliser leurs collaborateurs, notamment lorsqu’ils sont mobiles, sur le risque cyber et les bonnes pratiques à mettre en oeuvre pour le prévenir, etc. ».

Les solutions de sauvegarde et d’archivage des données permettent quant à elles de limiter ou d’éviter les conséquences en cas de défaillance de stockage, de violation ou de catastrophe. Pour améliorer l’intégrité et la sécurité des données, il convient néanmoins de mettre en place des systèmes de protection pour cet archivage, aussi bien pendant que les données sont envoyées à leur emplacement de sauvegarde que lorsqu’elles sont stockées, pour aider à repérer rapidement les anomalies ou les menaces.

« Des documents (factures, candidatures, contrats, présentations de vente, etc.) archivés et organisés en toute sécurité évitent les problèmes liés aux contentieux, fuites et pertes de données, et permettent par ailleurs aux entreprises de bénéficier des avantages liés à la dématérialisation des documents », insiste Olivier Rajzman, directeur commercial France de DocuWare.

La signature électronique garantit l’authenticité des documents signés à distance

Parallèlement à ces mécanismes de sécurisation des données, il est également important d’en assurer la fiabilité et l’authenticité. La signature électronique prend alors tout son sens. « La signature électronique des contrats associée aux Workflows de validation permet de garantir la traçabilité et l’intégrité des documents », témoigne Charlotte Barré, chargée de projets innovants de Bati-Confort. Engagée dans une démarche éco-responsable et de recherche de gains de temps, la société spécialisée dans la construction de maisons individuelles a en effet fait le choix de recourir à la dématérialisation et à la signature électronique des contrats de plus d’une centaine d’artisans.

Cette tâche particulièrement chronophage pour les équipes administratives était auparavant traitée via des contrats papier, envoyés par courrier ou via un e-mail. Les délais de retour de signatures étaient particulièrement longs et ne faisaient l’objet d’aucune traçabilité, avec à la clé un risque de perte, de lenteur ou d’absence de validation des documents, bloquant ainsi la réalisation et l’achèvement des chantiers.

« Avec DocuWare, nous gagnons en moyenne deux semaines dans la réception quotidienne des contrats signés par voie électronique, poursuit Charlotte Barré. C’est un gain de temps substantiel pour une PME de notre taille, avec deux personnes en interne pour gérer les contrats de plus d’une centaine d’artisans. De plus, la solution, utilisée en mobilité offre un confort d’utilisation lors des déplacements (et en télétravail), avec une poursuite des processus de traitement et de la validation, quel que soit l’endroit où se trouvent les employés ».

Très satisfaite, la direction a désormais étendu le périmètre de la solution à la dématérialisation des avenants aux contrats. Un périmètre qui aura vocation à s’étendre encore dans les mois à venir, à commencer par la réglementation sur la facturation électronique qui deviendra obligatoire en 2026.

Les technologies innovantes décuplent la puissance des solutions utilisées par les collaborateurs nomades

Ces technologies traditionnellement utilisées par les entreprises et mises à la disposition de leurs collaborateurs itinérants, trouvent aujourd’hui de nouveaux usages ou voient leur puissance se renforcer grâce notamment à l’intelligence artificielle. « L’IA renforce en effet leur capacité de partage d’information, de coordination des tâches et de communication en temps réel, explique Fabien Bréget, CEO de Nomadia. Par exemple, les « Chatbots » alimentés par l’IA peuvent répondre aux questions courantes posées en cas de panne ou de dysfonctionnement d’un produit, offrant ainsi une assistance instantanée aux collaborateurs mobiles ». Parallèlement à l’IA, d’autres technologies innovantes pourraient également remodeler la façon dont travaillent les collaborateurs itinérants.

« C’est notamment le cas avec l’intégration de la réalité augmentée et de la réalité virtuelle dans la collaboration à distance, explique Fabien Bréget. Ces technologies immersives permettent en effet aux collaborateurs mobiles d’interagir avec des collègues et des environnements comme s’ils étaient physiquement présents ». La réalité virtuelle ou augmentée pourrait ainsi révolutionner la formation, la recherche, mais aussi le dépannage et l’assistance à distance…