À l’initiative de ce projet, le département comptabilité, trésorerie & financement souhaitait une solution efficace pour lui permettre d’automatiser le traitement de ses factures et de contrôler les différents flux tout en augmentant sa productivité. Les équipes de Cegedim Business Services ont donc travaillé de concert avec la cellule métier d’IPFEN pour que les factures réceptionnées depuis Chorus Pro puissent être traitées automatiquement comme n’importe quelles autres factures.

La solution SY business répondait à ces objectifs

La genèse du projet remonte à 2017 avant l’obligation pour les entreprises françaises d’utiliser Chorus Pro. Alors que les factures fournisseurs étaient déposées de façon de plus en plus systématique sur cette plateforme, les équipes IFPEN continuaient quant à elles, à les traiter manuellement dans leur ERP. Sur 30 000 factures annuelles, environ 24000 étaient traitées manuellement.

La volonté de se munir d’une solution digitalisée, - compatible avec Chorus Pro et leur ERP - qui pourrait traiter automatiquement les factures et uniformiser les contrôles, s’est très vite fait ressentir.

Avant d’opter pour SY business de Cegedim Business Services, la solution la plus à même de répondre à ses besoins, l’IFPEN, accompagné par un cabinet de conseil spécialisé, a mené un gros travail préparatoire. IFPEN s’est notamment engagé dans la revue de ses process, la réflexion de ses besoins, des spécificités métiers et des fonctionnalités souhaitées à mettre en place.

Depuis 2021, les équipes de Cegedim Business Services et celles de l’IFPEN travaillent ensemble sur la mise en place de ce projet d’envergure pour répondre au plus juste aux besoins du service finance et comptabilité, ainsi qu’à leurs contraintes. La solution SY business permet la dématérialisation de différents types de factures en assurant un contrôle rigoureux, spécifique et systématique quelle que soit la source de réception de la facture (Chorus Pro à 92%, le reste par mail et papier).

« Nous sommes particulièrement fiers de ce travail collaboratif qui nous a permis de façonner un outil sur mesure entièrement dédié aux impératifs du service. Le défi était de taille, car l’application du standard habituel de contrôle, tel que pratiqué chez nos clients, n'était pas envisageable pour l'IFPEN. Ainsi, nous avons conçu un système spécifique, basé sur les référentiels internes de l'entreprise. Chaque jour, nous recevons une mise à jour des commandes et réceptions de l'entreprise, garantissant ainsi des données constamment actualisées pour les contrôles. De nombreux contrôles et enrichissements ont été mis en place, témoignant de notre engagement envers l'excellence opérationnelle », souligne Christophe Queau, Chef de Projet chez Cegedim Business Services.

Cette phase de cadrage a été élaborée avec beaucoup de minutie. Aujourd’hui les contrôles sur mesure permettent à une bonne partie des factures d’être traitée sans aucune action des collaborateurs. Un travail d’interfaçage a également été réalisé pour que toutes les factures soient intégrées correctement dans l’ERP. Une fois arrivées dans l’ERP, elles sont prêtes pour le paiement.

La solution SY business a été mise en production en novembre 2023. Les équipes se réjouissent des résultats : 38% du volume annuel de factures a pu être entièrement traité en automatique, un taux qui devrait atteindre entre 50% et 60% d’ici 2026.

« Ce projet a donné lieu à beaucoup d’échanges entre les équipes projets DSI et métiers d’IFPEN et le Chef de projet Cegedim Business Services afin de définir comment adapter les processus métiers aux fonctionnalités disponibles en standard dans l’outil SY ou inversement comment adapter certaines fonctionnalités de l’outil SY pour répondre à nos besoins spécifiques. De même, des adaptations de notre ERP ont été nécessaires pour s’interfacer avec l’outil SY et aussi inversement, l’outil SY a dû s’adapter sur certains aspects pour échanger avec notre ERP. Toutes ces adaptations ont été faites en bonne coordination avec l’ensemble des acteurs du projet que ce soit du côté IFPEN ou du côté Cegedim Business Services », déclare Anne Pinchinat, Chef de projet SI chez IFPEN.