Malgré une légère augmentation du PIB (+0,2 %) en France et de (+0,3 %) pour la zone euro au premier trimestre 2024, les entreprises font face à un ralentissement économique nécessitant une rigueur financière accrue. Dans un environnement de polycrise persistante et de tensions économiques mondiales, elles rencontrent des obstacles à une croissance durable. Chaque minute économisée et chaque euro dépensé de manière avisée peuvent influencer leur productivité et compétitivité, y compris dans la gestion des déplacements professionnels et des dépenses des collaborateurs.

Bien que cruciaux pour le développement commercial, les déplacements professionnels nécessitent une gestion soignée pour éviter des dépenses injustifiées et des coûts cachés, souvent sans retour sur investissement significatif.

La gestion des déplacements et des dépenses : une mission centrale mais encore trop artisanale

Si pour 85 % des professionnels en charge de la gestion des voyages et des dépenses interrogés, la gestion des notes de frais et des déplacements professionnels est indispensable à la bonne marche de l’entreprise, ces missions apparaissent tout de même chronophages, au détriment d’actions à plus forte valeur ajoutée.

Ainsi, plus de la moitié des personnes en charge des notes de frais (53 %) les gèrent encore manuellement ou via un logiciel non dédié. Le retraitement manuel des notes de frais et la gestion des désaccords sur les informations liées aux notes de frais sont respectivement réalisés par 51% et 41% des professionnels interrogés.

Ce traitement manuel des dépenses professionnelles a un fort impact en matière de temps passé. Les gestionnaires de notes de frais sondés y passent pour la majorité près d’une heure par semaine (58%), mais 3 sur 10 y consacrent entre 1 et 4 h par semaine, et tout de même entre 4 et 8 heures par semaine pour 4% d’entre eux.

La situation n'est guère meilleure du côté des déplacements professionnels. Plus d’un tiers (31%) qui y consacre entre 1h et 4h par semaine pour le déplacement d’un seul collaborateur. 65 % des responsables interrogés déclarent organiser les voyages par leurs propres moyens, sans l’aide d’outils dédiés. Il en résulte de nombreuses avances de frais, généralement peu appréciées par les collaborateurs eux-mêmes. Ainsi, au sein des entreprises de 100 salariés et plus, 77% des salariés qui voyagent avancent les frais de réservations et 17% les avancent de manière systématique.

En plus d’un temps passé trop élevé qui pourrait être reporté sur des tâches plus stratégiques, cette gestion manuelle entraîne des risques tels que les erreurs humaines, le manque de visibilité en temps réel des dépenses, et des processus provoquant des frais cachés. Pourtant, de nombreux outils existent pour optimiser ces fonctions.

Des tâches à faible valeur ajoutée jugées automatisables par la majorité des professionnels

Indispensables à la bonne marche de l’entreprise, ces fonctions n’en sont pas plus intéressantes pour les principaux concernés. Ainsi, seule la moitié des sondés y trouvent de l’intérêt (53%), ce qui explique qu’une majorité également (52%) considère que la gestion des notes de frais et des déplacements professionnels peut être automatisée.

55 % des gestionnaires interrogés par OpinionWay soutiennent donc l'adoption d'au moins une solution d'automatisation des notes de frais ou de gestion des voyages. Des professionnels assez favorables notamment à l’idée que leur entreprise adopte un outil pour automatiser la gestion de notes de frais : 52% dont 26% de « Très favorables ».

Le gain de temps (76%) et la simplicité (57%) seraient les deux avantages principaux d’une solution intégrant tous les aspects de la gestion des notes de frais et des déplacements professionnels, suivis du lien avec la facturation (31%) et le suivi en temps réel des dépenses (29%).

Alors que l’IA a investi tous les débats ces dernières années, seulement 33 % des salariés sont favorables à son utilisation pour gérer les tâches basiques liées aux notes de frais et aux voyages d'affaires, ce qui souligne un besoin d'éducation et de sensibilisation continu sur les bénéfices de ces technologies.

Zahir Abdelouhab, SVP EMEA chez Navan, souligne : « Ces résultats mettent en évidence qu'il y a encore du chemin à parcourir pour que l'automatisation atteigne pleinement son potentiel dans l'environnement des entreprises. Ces dernières doivent investir dans une bonne utilisation de la technologie pour que ces avantages portent leurs fruits et permettent aux collaborateurs de se libérer de tâches chronophages pour se concentrer sur celles à forte valeur ajoutée ».

L’écologie de plus en plus prise en compte dans la gestion des voyages d’affaires

Les agences de voyage utilisent la technologie pour réduire l'empreinte carbone des voyages d'affaires. Elles intègrent des solutions innovantes comme des tableaux de bord pour sensibiliser les employés aux alternatives ferroviaires lors de la réservation des vols.

Certains logiciels permettent de suivre en temps réel les émissions de carbone des voyages, facilitant ainsi aux entreprises la définition d'objectifs concrets tels que privilégier le train, limiter les voyages en première classe, promouvoir le covoiturage et mettre en place un système de compensation carbone par employé.

Pour 66% des sondés, la réduction de l’empreinte carbone liée aux déplacements professionnels est un objectif important ou prioritaire au sein de leur entreprise. A noter toutefois qu’une entreprise sur 10 déclare que la prise en compte de la RSE dans les déplacements professionnels est encore inexistante dans leur structure. Par ailleurs, 67 % des professionnels interrogés affirment avoir les moyens techniques et financiers de choisir des modes de transport plus propres, alors que les rapports non financiers gagnent du terrain dans les milieux d'affaires.

L'intégration de la technologie représente une avancée significative pour les entreprises, améliorant à la fois leur efficacité opérationnelle et leur engagement envers la responsabilité sociale et environnementale. Selon Business Travel News Europe (BTN), ce changement est largement motivé par la volonté de contribuer positivement à l'environnement, une priorité pour 82 % des entreprises interrogées.

Cette approche stratégique dans la gestion des dépenses place les entreprises à l'avant-garde de l'innovation, les aidant à répondre efficacement aux défis actuels en matière de durabilité et de responsabilité sociale, malgré le chemin encore à parcourir.

Méthodologie
Cette étude a été réalisée par OpinionWay entre le 16 et le 26 avril 2024 au travers d’un questionnaire réalisé par téléphone sur le système CATI. Elle a été conduite auprès d’un échantillon représentatif de 200 Assistant(e)s de directions, responsables des notes de frais ou des déplacements ou offices managers. L’enquête a été constituée selon la méthode des quotas, au regard des critères de sexe, d’âge, de région de résidence, secteur d’activité et taille d’entreprise.