Face à l’afflux quotidien des demandes de primes de garde d’enfants ou de rentrée scolaire, d’attestations employeur, de congés payés, de bulletins de salaire, etc., de la part de ses collaborateurs, la banque privée Milleis, spécialisée dans la gestion du patrimoine privé des dirigeants d’entreprises, avait du mal à gérer toutes les questions et y répondre rapidement.

« Nous avions besoin de tracer l’ensemble des demandes de nos 720 salariés et de les satisfaire en moins de 48h. Nous avons donc mis en place, en 2022, un portail RH interactif qui nous a permis de suivre chaque demande et de les archiver dans une GED », explique Viviane Baral, DRH de Milleis. Les demandes des salariés y sont routées aux quatre responsables RH qui se répartissent la couverture de tous les salariés.

L’automatisation des process fiabilise la gestion du personnel

« La digitalisation et l’automatisation de nos process accroît notre qualité de service envers nos collaborateurs et fiabilise notre gestion du personnel, tout en leur donnant davantage d’autonomie en leur permettant d’accéder à leurs divers documents », indique Viviane Baral. Fournie par UKG, éditeur de logiciel d’outils RH, cette plateforme en mode SaaS permet ainsi aux ressources humaines de digitaliser les contrats d’embauche jusqu’au onboarding des nouveaux collaborateurs, le règlement intérieur de la banque et sa charte éthique.

« Nous y émettons et pilotons les contrats de travail authentifiés par signature électronique et archivons les bulletins de salaires dans le coffre-fort électronique PeopleDoc », précise Viviane Baral. La prochaine étape pour la Banque est de digitaliser ses processus de fin de contrat et les entretiens d’évaluation entre managers et collaborateurs dans une solution interfacée avec des outils de management de la performance.

La visibilité des documents permet de bâtir des stratégies de rémunérations

Une solution proposée par exemple par Automatic Data Processing (ADP), éditeur de logiciel, spécialiste mondial de la gestion de capital humain en entreprise. « Nous proposons des outils de digitalisation et d’automatisation des activités RH, qui améliorent l’expérience collaborateur, simplifient la vie des managers et libèrent du temps pour les experts RH afin de se concentrer à des tâches à valeur ajoutée », expose Nathalie Gasset, responsable marketing Produit de ADP.

La visibilité qu’en tirent les DRH sur tous les process automatisés (gestion des absences, des congés, des bulletins de salaire, des formations, des relations entre managers et collaborateurs…) leur permettent surtout de disposer de tableaux de reporting pour prendre des décisions et construire des stratégies de rémunération...

« Nos solutions qui se concentrent sur une plateforme numérique SaaS et son application mobile, peuvent même aider à repérer des signaux faibles de désengagement de salariés », relève Nathalie Gasset. Dotée d’algorithmes d’intelligence artificielle et d’une grande qualité des données, la plateforme d’ADP conduit les départements RH à sonder l’humeur et le climat social de l’entreprise et en fait des responsables augmentés.

Un suivi fluide des attributions de matériel à chaque salarié

La digitalisation des process sert également à optimiser l’attribution de matériel (Smartphones, véhicules, tablettes, équipements de chantier…) à chaque collaborateur. C’est le cas du logiciel Fleezy lancé par Gac Technology, spécialiste de solutions de gestion de flottes de véhicules.

« Les fonctionnalités d’onboarding et d’offboarding de notre outil offrent aux DRH une vision globale et transversale, procurant un suivi fluide et dynamique des équipements attribués aux nouveaux collaborateurs de leur arrivée jusqu’à leur départ », résume Valentin Lathuilière, ingénieur commercial chargé de Fleezy chez Gac Group.

D’autres éditeurs fournissent des « briques » logicielles complètes comme Foxit, spécialisé dans les fichiers PDF et les signatures électroniques. « Connectée au SIRH, notre API permet aux départements RH de créer des modèles de contrats de travail par signature électronique associés à un modèle d’e-mail automatique, où tous les documents contractuels sont regroupés, clause de confidentialité, de non-concurrence, règlement interne,… », précise François Thévenot, directeur des ventes et des partenariats Europe du Sud de Foxit Software.

Enfin, Docaposte, filiale numérique de La Poste, propose son outil Digiposte de coffre-fort électronique pour archiver les bulletins de salaires et tout type de documents RH. « Nous équipons 15000 entreprises et traitons 5 millions de salariés en France », revendique Bertrand Dolbeau, directeur général adjoint de Digiposte.