Comment améliorer la productivité des PME
Les PME sont soumises à une multitude de pressions au quotidien. Bon nombre d'entre elles estiment qu'il n'y a pas suffisamment d'heures dans la journée pour tout faire. Consacrer beaucoup de temps à des tâches administratives comme le classement, la comptabilité et la gestion des déclarations fiscales peut avoir un réel impact sur leur productivité, sachant que le temps est parfois leur ressource la plus précieuse.
C'est ce que confirme une étude menée par la FSB (Federation for Small Businesses), révélant que plus d’une PME sur deux pâtit du temps trop important consacré aux tâches administratives.
Soucieuses de devenir plus efficaces, les entreprises comprennent l’enjeu de numériser les documents. Pas seulement par manque d'espace, mais aussi pour avoir des documents dans un format permettant des recherches rapides et un partage simplifié.
Pourtant, bien que le bénéfice d’abandonner le papier au profit du numérique soit globalement admis, beaucoup de petites entreprises se découragent à la simple évocation de termes comme « numérisation » ou « gestion des documents » qui leur semblent complexes. Les habitudes ont également parfois la vie dure : combien d'entre nous ont l'habitude de garder les reçus sur le bureau avant de les envoyer au comptable une fois par an lorsque la déclaration fiscale doit être réalisée ?
Alors comment y remédier ? En créant un environnement professionnel dans lequel la technologie permet de prendre le contrôle du processus de numérisation des papiers en le rendant si simple et collaboratif que les collaborateurs pourront se concentrer sur d'autres tâches importantes.
Voici trois conseils pour gérer plus efficacement les tâches administratives et d'éviter les baisses de productivité créées par des environnements de travail non optimisés :
#1 : Investir dans une technologie intuitive et facile à utiliser
Les nouvelles technologies, du cloud computing jusqu'à l’IoT, ont un impact déterminant sur notre façon de travailler. Face à la rapidité et l'hyperconnexion des systèmes informatiques, les utilisateurs travaillant dans PME sont de plus en plus nombreux à demander une technologie capable de les aider à travailler plus efficacement.
Smartphone, éclairage intelligent, maison intelligente... tous ces termes sont aujourd'hui familiers. Cela étant, chez beaucoup de personnes, le préfixe « smart » et l'adjectif « intelligent » font craindre une complexité, souvent à tort. Le but premier d'une technologie de bureau intelligente (« smart office ») doit être de garantir la facilité d'utilisation, l'intuitivité et l'automatisation.
L'automatisation fait partie intégrante de la facilité d'utilisation. Une fois un outil professionnel programmé pour réaliser une tâche, il doit automatiquement continuer à appliquer les règles définies, évitant ainsi à l'utilisateur la lourde tâche de repréciser à chaque fois les préférences. Aujourd'hui par exemple, les meilleurs logiciels de numérisation incluent la configuration préalable de tâches courantes et la destination de sauvegarde de plusieurs utilisateurs. Ce nouveau mode de numérisation révolutionne la pratique. Désormais, après la configuration initiale, les utilisateurs peuvent s'acquitter d’autres tâches qui comptent pour eux.
#2 : Éviter le classement papier, adopter le numérique
Pendant les pics d'activité, par exemple lors de la préparation d'une réunion avec un client, un système de classement peut aussi bien faciliter le travail que le rendre encore plus stressant. Si les documents ne se trouvent pas là où vous vous attendez à les trouver au moment où vous en avez besoin, cela peut vite tourner au désastre. Malheureusement, le travail de classement est réputé pour être cruellement ennuyeux et n'est pas considéré comme fondamentalement important, jusqu'à ce qu'il soit trop tard et que tout le monde se bouscule pour trouver le document vital qui n'a pas été rangé au bon endroit.
Aujourd'hui, la technologie de numérisation a évolué au point qu'elle peut tenir les promesses d'une gestion intelligente des documents et ainsi aider les entreprises à aménager l'environnement de travail productif dont elles ont besoin pour se concentrer sur leur cœur d'activité.
#3 : Améliorer le travail d'équipe en renforçant le travail collaboratif
Un partage rapide et efficace des informations est vital pour améliorer la productivité et assurer la croissance de l'entreprise. Investir dans une technologie connectée au cloud permet de garantir un partage instantané des documents avec les collègues, les amis ou la famille.
Les nouveaux modèles de scanners peuvent numériser des documents directement dans le cloud, les traiter et les sauvegarder automatiquement à l'endroit qui convient. Cela signifie qu'ils seront à votre disposition quand vous en aurez besoin.
Comment choisir la technologie qui vous convient ? Le premier critère de choix devrait être la capacité d’automatisation et l’intuitivité. L'idée est non seulement de transformer facilement et rapidement tous les documents papiers, reçus, photos et cartes de visite en fichiers numériques, mais aussi de les identifier et les sauvegarder de manière à pouvoir automatiser les étapes suivantes.
Un scanner intelligent doit pouvoir analyser le texte du document numérisé pour déterminer son classement. L'étape suivante sera de suggérer automatiquement un nom de fichier pertinent basé sur la nature du document et sur les noms précédemment donnés à des documents similaires. Plus vous numérisez des documents, plus le scanner apprend et propose des solutions pertinentes. Les collaborateurs de PME ont aujourd'hui besoin d'une solution de gestion des documents qui permet de numériser et sauvegarder leurs documents d'une simple pression de bouton, tout en garantissant que le document qui vient d'être créé sera nommé automatiquement de manière adéquate et enregistré au bon endroit. C'est une méthode de travail intelligente qui règle les problèmes de productivité éventuellement induits par des tâches administratives fastidieuses, et qui permet aux petites entreprises de se concentrer sur le plus important, leur croissance !
Par Guillaume Villeneuve, Regional Sales Manager France & BeNeLux, PFU Ltd, A Fujitsu Company
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