Cette gestion est désormais une pratique essentielle pour assurer l'efficacité opérationnelle et la conformité réglementaire.

Explications avec Aurélie Rocamora, directrice Innovation, Marketing et Communication d'Everial.

Qu'est-ce que la gestion des risques documentaires ?

La gestion documentaire consiste à collecter, traiter et accéder aux documents de manière efficace tout au long de leur cycle de vie. Cela inclut non seulement les documents physiques, mais aussi les documents nativement numériques et les données électroniques. Avec la montée en puissance de la cybercriminalité et des violations de données, la sécurité des documents est devenue une préoccupation majeure pour les entreprises.

La gestion des risques vise à identifier, évaluer et atténuer les menaces potentielles qui pourraient compromettre la confidentialité, l'intégrité ou la disponibilité des informations contenues dans les documents. Cela comprend les risques liés à la sécurité informatique, tels que les attaques de pirates informatiques, les virus et les logiciels malveillants, ainsi que les risques organisationnels tels que les erreurs humaines, la perte de documents et les dommages physiques.

Quelles sont les meilleures pratiques que vous recommandez aux organisations pour renforcer leur gestion des risques documentaires et garantir la conformité réglementaire ?

Pour une bonne maîtrise et efficacité dans la gestion documentaire, plusieurs stratégies peuvent être établies au sein des organisations pour renforcer leur gestion des risques.

Identifier les risques documentaires

Il est impératif de travailler l’identification des risques documentaires et plus particulièrement ceux liés aux documents tels que la perte, la falsification, la divulgation non autorisée, etc.

Prendre en compte les étapes du cycle de vie du document

Considérer les différentes phases de sa création à sa destruction permet de réduire les risques liés à la sécurité de l'information, à la conformité réglementaire, aux litiges potentiels et à la gestion inefficace des ressources, tout en favorisant la gestion efficace du savoir au sein de l'organisation. En effet, un cycle de vie bien défini garantit que les organisations respectent ces obligations légales et réglementaires.

Définir des politiques claires

En définissant ces politiques pour la création, la révision, la distribution et la destruction des documents, les organisations peuvent optimiser l'utilisation de leurs ressources. Cela comprend la réduction des coûts associés à la gestion et au stockage des documents inutiles ou obsolètes.

Procéder à la classification

La classification des documents permet d’organiser, accéder, suivre, sécuriser et maintenir la conformité des informations au sein d'une organisation. Elle contribue à améliorer l'efficacité opérationnelle, la sécurité de l'information et la conformité réglementaire globale. Pour cela, associer des niveaux de protection appropriés en fonction de la classification est un moyen concret pour mieux gérer.

Penser à la conservation physique

La conservation physique et l’emplacement des documents sont des éléments sur lesquels veiller. Pour cela, la mise en place de contrôles d’accès et de sécurité pour assurer que seules des personnes autorisées peuvent accéder aux documents sensibles physiquement est requise. Il en va de même pour les documents numériques, chiffrés pour protéger les informations sensibles.

Former et sensibiliser le personnel

La formation et la sensibilisation du personnel est nécessaire car les documents et les données manipulées peuvent être sensibles. Comprendre l’importance de la sécurité des documents et des informations fait partie des moyens mis en place pour une meilleure maîtrise des risques.

Définir un plan de continuité en cas d’incident

En cas de situation de crise (sinistre, pandémie, cyberattaque ou panne informatique…), élaborer un plan de continuité des activités est indispensable pour assurer la disponibilité des documents critiques, au sein de l’organisation, voir même en externalisant la gestion de flux documentaires à un tiers.

Pourquoi la gestion des risques documentaires est-elle devenue un défi aujourd'hui pour les entreprises ?

Le contexte dans lequel nous évoluons aujourd'hui influence ce management de l'information avec un environnement ultra concurrentiel qui nous oblige à la gérer, à la rendre confidentielle et authentique pour qu’elle ne soit pas réutilisée ou réexploitée par un concurrent. En passant dans un monde digitalisé et face au développement de la cybercriminalité, une majorité des organisations est aujourd’hui dans ce contexte de vulnérabilité, avec un niveau de sécurisation de l’information numérique qui doit être renforcé. Également, la croissance de l'intelligence artificielle les place dans une situation encore plus à risque en matière de manipulation de leur information.

En conclusion, la gestion des risques est un aspect crucial de la gouvernance de l'information moderne. En identifiant, évaluant et atténuant les risques, les organisations peuvent protéger leurs actifs les plus précieux et assurer la continuité de leurs activités. En adoptant des pratiques de gestion des risques robustes et en restant vigilantes face aux menaces émergentes, les entreprises peuvent prospérer dans un environnement numérique en constante évolution tout en garantissant la sécurité et la conformité de leurs documents et de l’information qu’ils contiennent.