Alors que les outils de GED permettent déjà de numériser, organiser, stocker et gérer les documents de manière électronique, l’intégration de l’IA devrait optimiser de façon exponentielle certains de ces processus.

« L’IA va notamment contribuer à accélérer et fluidifier les processus de GED et servir de nombreux usages », indique Olivier Rajzman, directeur commercial de DocuWare. « L'intégration de l'IA offre de nombreux avantages, de l'automatisation des processus documentaires à l'amélioration de l'accès à l'information, rendant les opérations plus efficaces et la prise de décision plus rapide », précise pour sa part Cédric Brossar, ingénieur commercial chez MPI Tech - Data Syscom.

Une indexation intelligente des documents

L’une des applications les plus courantes de l’IA dans la GED repose sur l’extraction de données et donc, la reconnaissance de texte. L’IA améliore en effet souvent la technologie de reconnaissance optique de caractère (OCR), déjà en place dans la GED, participant ensuite à une meilleure classification et indexation des documents.

« D’autant qu’avec une GED embarquant de l’IA, il est aussi possible d’automatiser l’attribution des documents à des catégories prédéfinies en se basant sur leur contenu, format, langue ou domaine, renforçant ainsi l’efficacité de l’organisation, du stockage et de la récupération des documents », souligne Olivier Rajzman.

Par exemple, dans un service de courrier, une GED qui embarque de l’IA permettra d’identifier et d’analyser différents documents en fonction de leur nature (factures, contrats, bulletins de paie…), puis de les classer et de les répertorier selon leur catégorie. Ces classements simplifient ensuite la recherche et la récupération des documents.

Une recherche de documents plus fine

L’IA améliore par ailleurs les processus de recherche dans les systèmes de GED. En effet, les algorithmes d’apprentissage automatique proposés par l’IA permettent de mieux comprendre les intentions de l’utilisateur, et donc de proposer des résultats plus pertinents. Par exemple, lorsqu’un utilisateur recherche un contrat type spécifique, la GED utilisera l’IA pour identifier le document pertinent en se basant sur le contenu, les mots-clés, et même le contexte. De même, dans un service RH, une GED qui embarque de l’IA permettra d’abord de filtrer et de classer automatiquement les compétences des candidats en traitant automatiquement les CV, puis de cibler des CV reçus selon des critères précis ensuite. Le temps de traitement des candidatures sera ainsi réduit et les entretiens réalisés essentiellement avec les profils les plus pertinents.

Une automatisation des Workflows facilités

L’IA participe également à l’automatisation intelligente des tâches répétitives liées à la gestion de documents. Un logiciel GED pourra ainsi utiliser des algorithmes d’IA pour automatiser le processus de création, de vérification, de signature électronique, et d’envoi de contrats, le circuit de validation d‘une facture ou encore le routage d’un document à la bonne personne. « À terme, cette technologie pourra également générer automatiquement un procès-verbal à l’issue d’une réunion ou d’une conférence », précise Olivier Rajzman. L’automatisation des Workflows diminue ainsi les délais et les coûts, tout en réduisant les risques d’erreurs et les risques associés aux processus documentaires.

Sécurité et conformité renforcées

Avec l’IA, la conformité et la sécurité des documents d’une GED seront également renforcées. Elle peut en effet être utilisée pour surveiller les flux et intervenir en cas d’anomalies, identifier les fuites de données potentielles et garantir la conformité aux réglementations, telles que le RGPD en Europe. À ce titre, elle joue un rôle essentiel dans la détection des menaces, la lutte contre la fraude et la protection des données sensibles liées aux documents d’une GED.

« Non seulement l’IA permet aux entreprises d’optimiser leur gestion documentaire mais en plus, elle contribue à renforcer leur sécurité informatique et leur conformité réglementaire, éléments clés dans le contexte économique et légal actuel », poursuit Cédric Brossar.

Des analyses plus fines

Enfin, l’IA contribuera à la réalisation d’analyses prédictives à partir des données de la GED. Elle aidera ainsi les entreprises à optimiser leurs processus et à améliorer leur efficacité. Dès lors qu’elles s’appuient sur une GED embarquant de l’IA, les entreprises pourront alors mieux gérer leur flux de travail documentaire, réduire les coûts opérationnels et prendre des décisions plus éclairées. À ce titre, l’exploitation de l’IA avec une GED pourrait devenir une nécessité pour les entreprises modernes qui cherchent à rester compétitives dans un monde de plus en plus numérique.